「資料はとりあえず、みんな自分のGoogleドライブに保存してます」
小規模なチームや会社だと、こういう運用になっているケース、意外と多いのではないでしょうか。個人のアカウントで何となく管理できているように見えて、実はこれ、結構危ういやり方かもしれません。担当者が退職した瞬間にファイルが行方不明になったり、USBメモリでのやり取りでうっかり紛失してしまったり…そんな話を聞くと、他人事とは思えない方もいるはずです。
そこで今回は、「アクセスしやすくて、なおかつ安全なクラウドストレージ」という視点から、Google Workspaceがビジネスの情報管理にどう役立ちそうか、調べてまとめてみました。
📋 この記事でわかること
- 個人アカウント任せの運用に潜むリスク
- どこからでもアクセスできる利便性の中身
- アクセス権限をきめ細かく管理できる仕組み
- 不正利用や情報漏えいへの備え
「個人アカウント任せ」の運用に潜むリスク
従業員それぞれが自分のGmailアドレスでファイルを保存していると、一見バラバラでも何とか回っているように見えるものです。ただ、これは会社の資産というより、あくまで個人のアカウントに紐づいたデータになってしまっているようです。
調べてみたところ、こういう状態だと、社員が退職したりアカウントを削除したりした瞬間に、そのファイルへアクセスできなくなってしまうケースがあるとのことです。しかも会社側は、社外秘の資料や個人情報がどこに保存されているのか、正確に把握できていないことも珍しくないようです。「うちは大丈夫」と思っていても、実際に棚卸しをしてみると、思わぬところに情報が散らばっていた、ということもありそうです。
どこからでもアクセスできる、が意外と重要
クラウドストレージの一番分かりやすいメリットは、インターネット環境さえあれば、オフィスでも自宅でも外出先でも、同じファイルにアクセスできることのようです。当たり前のように聞こえますが、これが徹底されているかどうかで、働き方の柔軟さがかなり変わってきそうです。
例えば、急な出張先で「あの資料、確認しておいて」と言われても、パソコンさえあれば手元で開けます。逆に、社内のファイルサーバーやパソコンのローカルにしか資料がない状態だと、「オフィスに戻らないと確認できない」という場面が出てきてしまいますよね。地味な違いですが、業務のスピード感には結構効いてきそうなポイントです。
アクセス権限を役割ごとに細かく分けられる
「便利にアクセスできる」というと、逆にセキュリティ面が心配になる方もいるかもしれません。ただ調べてみると、Google Workspaceの共有ドライブでは、メンバーごとに権限を細かく設定できるようです。
具体的には、「管理者」「コンテンツ管理者」「投稿者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」といったように、役割に応じて何ができるかを分けられるとのことです。加えて、ダウンロードや印刷、コピーを制限する設定もできるようなので、「見てもらうだけでいいファイル」を誤って持ち出されてしまう、といったリスクも減らせそうです。
チームが大きくなるほど、「このフォルダは誰まで見せていいんだっけ」という判断が曖昧になりがちですが、権限を役割ベースで整理しておけば、その都度悩む必要がなくなりそうだなと感じました。
誰が・いつ・何をしたかが見える安心感
個人的に「これは安心材料になりそうだ」と思ったのが、監査ログの機能です。管理コンソールを使うと、誰がいつどのファイルを作成・編集・外部共有・ダウンロードしたか、という操作履歴を確認できるようです。
普段は意識しないところですが、もし「あのファイル、いつの間にか外部に共有されていた」というような事態が起きたときに、履歴をたどって状況を把握できるかどうかは、対応のスピードに直結しそうです。異常な動きがあった際にアラートで知らせてくれる仕組みもあるようなので、何かが起きてから慌てて調べる、という状況を減らせそうです。
また、外部のユーザーとファイルを共有する際には、警告を表示する設定もできるようで、「うっかり社外の人に共有してしまった」という人為的なミスを未然に防ぎやすくなっているみたいです。
第三者機関のお墨付きがあるのも安心材料
「クラウドに大事なデータを預けるのはちょっと不安」という方もいると思います。この点については、国際的なセキュリティ基準をクリアしているとのことです。ISO 27001（情報セキュリティマネジメントの国際規格）や、SOC 2 / SOC 3といった認証を取得しているようで、金融機関や政府機関が求めるような厳しい水準にも対応できるレベルとのことです。
とはいえ、システム自体がどれだけしっかりしていても、使い方を誤ると情報漏えいは起きてしまうようです。例えば、「リンクを知っている全員が閲覧可」という設定のまま、関係ない人にリンクを送ってしまう、といった人為的なミスは、どんなに堅牢な仕組みでも防ぎきれない部分です。ツール側の安全性を活かすには、権限設定や共有範囲を定期的に見直す運用も合わせて必要になりそうです。
結局、何が変わりそう？
ここまでの内容を振り返ると、個人アカウント任せの運用からGoogle Workspaceに切り替えることで、こんな変化が期待できそうです。
- 担当者の退職・異動があっても、データが行方不明にならない
- 外出先や自宅からでも、必要なファイルにすぐアクセスできる
- 役割ごとに権限を分けられるので、見せる範囲を細かくコントロールできる
- 誰が何をしたか履歴が残るので、何かあったときに状況を追える
- 国際基準の認証があるので、預けるデータの安全性に一定の裏付けがある
「今のところ困っていないから」という理由だけで、個人アカウント任せの運用を続けてしまうと、いざというときに「データがどこにあるか分からない」「誰が見られる状態だったか分からない」という事態になりかねません。会社の情報を扱う以上、一度立ち止まって見直してみる価値はありそうだと感じました。
よくある質問
Q. 今使っているファイルを移行するのは大変ですか？
A. すでにGoogleドライブを使っている場合は、比較的スムーズに移行しやすいようです。ただ、ファイルの量が多い場合は、権限の整理も含めて計画的に進めた方が良さそうです。
Q. ITに詳しい担当者がいなくても運用できますか？
A. 管理コンソールの操作はそこまで専門的な知識がなくても扱えるように作られているようですが、最初のセキュリティ設定だけは、詳しい人に一度確認してもらうと安心かもしれません。
Q. 少人数のチームでも導入する意味はありますか？
A. 人数が少なくても、担当者が抜けた際にデータが引き継げなくなるリスクは同じようにあるので、早いうちから仕組みを整えておく意味はありそうです。
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